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Utilisateur OSS:
Cevi Schweiz

Site web:
/www.cevi.ch

Description:

Der Cevi ist eine christliche, international ausgerichtete Bewegung von Kindern, Jugendlichen, Frauen und Männern und ist Teil der weltweiten Christlichen Vereine Junger Frauen und Männer, YWCA und YMCA, für welche der christliche Glaube grundlegend ist. In sieben Regionalverbänden und sechs selbständigen Arbeitsgebieten sind rund 13'000 Mitglieder aktiv. Als christlich und international ausgerichtete Jugendbewegung stehen gemeinschaftliche Erlebnisse und das Befähigen von Menschen im Zentrum aller Tätigkeiten. Der Name «Cevi» ist ein eingetragenes Markenzeichen des Cevi Schweiz.

hitobito bei der Cevi Regionalverbände

Domaine d'activité: Informatique et télécommunication, média, culture, sport, église, politique, organisme à but non-lucratif

Die Regionalverbände der Cevi „Region Winterthur-Schaffhausen“ und „Region Zürich-Schaffhausen-Glarus“ setzen seit 2015 hitobito als Mitglieder- und Kursverwaltungssoftware ein. Die nachfolgende Beschreibung setzt sich mit dem Einsatz von hitobito im Detail auseinander.

Ausgangslage:

Je nach Regionalverband der Cevi werden verschiedene Lösungen für die Mitgliederverwaltung eingesetzt. Beispielsweise hat der Regionalverband der Cevi „Region Zürich-Schaffhausen-Glarus“ früher eine Art Filemaker Adressdatenbank im Einsatz, welche speziell auf die Bedürfnisse dieser Regionen zugeschnitten worden ist. Diese Lösung gab es aber nur in dieser Region. Die 45 dazugehörenden Ortsgruppen hatten alle wiederum eine eigene Lösung. Vom Excel-File, zur Access Lösung bis hin zu einer webbasierten Quelldatenbank wurden diverse Lösungsmöglichkeiten eingesetzt. Daher wurde der Gedanke gehegt, eine neue Software einzuführen, welche die Regionen miteinander verlinkt und eine einheitliche Anwendung finden würde. Als der Cevi sich bei einem Leiterkurs in Magglingen mit der Jungwacht Blauring über die Datenverwaltung ausgetauscht hatte, wurde er auf hitobito aufmerksam. Zudem folgte später eine Anfrage der Jungwacht Blauring an das Präsidium, ob der Cevi nicht auch interessiert wäre hitobitio einzuführen. Weiter war die Tatsache, dass hitobito eine Open Source Software (OSS) ist, ein Pluspunkt, da allenfalls auch eine selbständige Weiterführung der Software möglich wäre.

Umsetzung:

Bis jetzt haben die Regionalverbände „Region Winterthur-Schaffhausen“ und „Region Zürich-Schaffhausen-Glarus“ hitobito als Mitglieder- und Kursverwaltungssoftware eingeführt. Die Einführung fand im Herbst 2015 statt und verlief ohne grössere Probleme. Sie wurde durch Puzzle ITC GmbH mit Sitz in Bern durchgeführt. Sie sind auch weiterhin für den Support zuständig. In der Einführungsphase wurde mittels Meetings, Telefonaten und mit regem Mailverkehr kommuniziert. Der grösste Teil wurde aber über das Redmine, eine flexible Projektmanagement Webapplikation, erledigt.


Gemäss Nicola Chiapolini, Co-Präsident der Cevi-Region Zürich-Schaffhausen-Glarus, wurde bei der Einführung von hitobito sehr darauf geachtet, dass die Erweiterung von hitobito auf weitere Regionalverbände und auf den Dachverband mit geringem Aufwand umgesetzt werden könnte.

Durch die neue zentrale Datenhaltung konnte die Mitgliederdatenmeldung, sowie statistische Angaben zu Anzahl und Alter der Kinder, massiv vereinfacht werden. Zudem konnte mit hitobito die bisherige Adressverwaltung abgelöst werden. Mithilfe der Anwendungsprogrammierschnittstelle API ist es möglich andere Programme und Systeme an hitobito anzubinden und somit die Daten aus der Verwaltung auszulesen und weiterzuverwenden.


Neben dem direkten Kontakt mit hitobito und den anderen Kunden ist auch Redmine ein Kommunikationsmittel für die Community. Dort gibt es einen eigenen Tracker für hitobito, mit welchem die Anpassungen und Wünsche angebracht werden, die für alle relevant sind. 

Die Community wird als wichtig empfunden. Dank der Community konnten von diversen Veränderungen der Kursverwaltung profitiert werden. Mit den anderen Jugendverbänden wurden bereits eigene Treffen organisiert um Puzzle ITC ein wenig zu limitieren und nicht dreifach für ähnliche Entwicklungen zu bezahlen. Dies jedoch nur als Vorbeugungsmassnahme. Es ist bisher nicht der Eindruck entstanden, dass Puzzle ITC auf eine unfaire Weise versucht zu Mehreinnahmen zu kommen.

Zielerreichung:

hitobito ist ein sehr gutes Produkt für Vereine und Verbände mit komplexen Strukturen und kann sehr gut an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Die Kursverwaltung konnte gut implementiert werden. Jedoch konnte die Verwaltung von Spenden, was zuvor mit der Filemaker Lösung administriert wurde, im neuen Produkt nicht umgesetzt werden. Es besteht auch sonst noch Potential für Verbesserungen der einzelnen Funktionen. Einige Vorschläge dafür befinden sich auf Redmine. Mittlerweile ist diese Liste jedoch ziemlich lang und unübersichtlich. Dies ist eine weitere Aufgabe, welche aktuell noch schlecht erfüllt wird. Weiter sollten grössere Anpassungen wie eine Finanzlösung via Schnittstelle gelöst werden. Ein zusätzliches Ziel wäre zudem, dass noch die restlichen Regionalverbände, sowie der Dachverband sich für hitobito entscheiden würden. Es wäre auf jeden Fall der Wunsch, dass hitobito in der gesamten Cevi zum Einsatz kommt. Der Dachverband befindet sich in der Evaluationsphase für eine neue Mitgliederverwaltung.

Fazit:

Die Cevi Regionalverbände „Region Winterthur-Schaffhausen“ und „Region Zürich-Schaffhausen-Glarus“  sind mit hitobito zufrieden. Allerdings gibt es noch viel Verbesserungspotential. Zudem könnten Synergieeffekte besser genutzt werden, wenn die restlichen Regionalverbände, sowie der Dachverband auf hitobito migrieren würden.


Dernière actualisation: 11.10.2017  -  Nombre de vues depuis le 01. avril 2013: 557
Erstellt: 19.08.2017

Produits OSS utilisés:

Hitobito
Redmine



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