Odoo bei der FernUni Schweiz AG
Branche: Bildung ForschungAusgangslage
Die FernUni Schweiz AG setzt seit dem Jahr 2012 das OSS ERP System Odoo ein. Vor der Einführung Odoos fand die Informationsverarbeitung über Excel und auf Papier statt. Für die Finanzen war Sage im Einsatz. Odoo setzte sich bei der Suche nach einer neuen Lösung gegen andere Optionen durch, weil die anderen Optionen teilweise nicht den Bedürfnissen entsprachen oder zu teuer waren. Ein weiterer Grund war der OSS Gedanke.
Im Jahr 2016 migrierte das Unternehmen auf die V9 und es verwendet Odoo-Enterprise. Bei der FernUni Schweiz AG nutzen ca. 100 Mitarbeitende Odoo regelmässig. 400 Weitere nutzen das ERP System selten.
Umsetzung
Die Einführung im Jahr 2012 verlief reibungslos. Das Budget von 500'000 CHF wurde jedoch nicht eingehalten, weil während der Einführungsphase erkannt wurde, was Odoo alles kann. So passten sich die Anforderungen an und es wurde weiter gegangen als ursprünglich geplant war. Die geplante Einführungsdauer von einem Jahr wurde aus demselben Grund um ein halbes Jahr überschritten. Als spezifische Anpassung baute die FernUni Schweiz AG einen Schulverwaltungsteil mit den entsprechenden Schnittstellen auf, was viel Aufwand erforderte. Bei der Migration auf V9 im Jahr 2016 mussten Teile des Codes angepasst werden. Seit diesem Zeitpunkt ist bei der FernUni Schweiz ein Odoo Entwickler angestellt, welcher für die Projektleitung verantwortlich ist. Über diese Person läuft der interne Support. Daneben hat das Unternehmen Verträge mit Odoo und der Brain-tec AG, um den Support sicherzustellen.
Zielerreichung
Die Wartungskosten lassen bei der FernUni Schweiz AG das Einsparungspotential von Odoo wieder verschwinden. Generell ist Odoo aber zufriedenstellend. Durch die Einführung Odoos fand eine Ressourcenoptimierung statt. Mitarbeitende können effizienter arbeiten und ihre Arbeitskraft für neue Aufgaben einsetzten. Herr Andenmatten, der Leiter IT der FernUni Schweiz AG, ist mit den technischen Aspekten, der Aufgabenerfüllung, dem Support und der Community von Odoo jeweils sehr zufrieden. Der einzige Schwachpunkt sieht er bei der Benutzerfreundlichkeit. Die ca. 100 administrativen Mitarbeiter, die Odoo regelmässig nutzen, hätten erfahrungsgemäss kein Problem bei der Benutzung der jetzigen Version. Die ca. 400 ProfessorInnen und AssistentInnen, welche die Software nur selten nutzen, hätten aber Mühe sich zurecht zu finden, weil es nicht sehr übersichtlich sei. Dieses Problem wurde mit dem Upgrade auf V13 und der Entwicklung einer Web-App gelöst. Die Mitarbeitenden, die Odoo selten nutzen, sehen nun nicht mehr das Back-End, sondern nur noch die Bereiche, die sie auch benötigen.
Das Ziel ist es, dass das Unternehmen die eigene Schulentwicklung auf die Standardentwicklungsplattform von Odoo migriert, um den Unterhalt der Software einfacher gestalten zu können. Die FernUni Schweiz AG wünscht sich eine breitere Community von Odoo in der Schweiz. Ebenso hofft sie, dass Odoo künftig vermehrt von Firmen und Schulen in der Schweiz genutzt wird.
Erstellt: 01.05.2016
