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Object Engineering GmbH - /ch/open-Sponsor

OSS Nutzer:
Kanton Zug

Website:
www.zug.ch

OneGov GEVER bei dem Kanton Zug

Branche: Verwaltung: Kantonsverwaltung

Der Kanton Zug setzt seit 2011 die Open Source Software (OSS) OneGov GEVER ein. Die nachfolgende Beschreibung umfasst den Einsatz dieser Software im Detail.

Ausgangslage:

Im Jahr 2009 entschied die Regierung des Kantons Zug, eine elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) für die gesamte Verwaltung einzuführen. Im Vordergrund stand die Erhöhung der Einfachheit, Stabilität und der Benutzerfreundlichkeit. Bei der Evaluation für die GEVER kam der Kanton Zug zum Schluss, dass es nur wenige GEVER-Produkte gibt und diese als kompliziert gelten. Zum gleichen Zeitpunkt hatte 4teamwork für den Kanton Zug einen neuen Intranet-Auftritt generiert. So entstand die Idee, gemeinsam eine Neuentwicklung eines Open Source GEVER zu starten. Der Funktionsumfang und der Inhalt wurde folglich vom Kanton Zug selber mit 4teamwork bestimmt. Einer Webanwendung wurde eine höhere Zukunftsträchtigkeit attestiert. Die schleichende Ablösung von Papierablagen zu einer elektronischen Ablage hatte bereits stattgefunden. Die elektronische Dokumentenablage war vor Einführung der GEVER noch sehr unstrukturiert. Die Dokumente wurden in Mails hin und her geschickt oder wurden unstrukturiert auf Laufwerken abgelegt. Die gesamte Entwicklung zog sich über zwei Jahre bis in das Jahr 2011 hin.

Zielsetzung:

Ziel war es, dass alle Verwaltungseinheiten die OneGov GEVER nutzen. Zusätzlich war geplant bis im Jahr 2016 die Integration von sechs fehlenden Amtsstellen abzuschliessen.

Beim Dienstleistungsbedarf waren insbesondere Sicherheitsupdates, die Gewährleistungsübernahme und die Wartung bzw. der Support für den Kanton Zug sehr wichtig. Der Zugang zu Entwicklern und Fachwissen war wichtig gewertet worden. Von Anfang an unwichtig war der Dienstleistungsbedarf an Schulungen, da dieser intern geplant war.

Umsetzung:

Parallel zur eigentlichen Entwicklung lief in ausgewählten Amtsstellen bereits eine Testphase. Mit gezielten Schulungen der Anwender und einem grossen Einsatz seitens der Entwickler kann die GEVER mittlerweile stabil und benutzerfreundlich betrieben werden. Bis im Jahr 2015 arbeiteten rund 600 Anwender mit OneGov GEVER. Viele Amtsstellen arbeiteten aber weiterhin parallel mit verschiedenen Fachanwendungen, dabei gab es Ämter die neben der OneGov GEVER über 50 Anwendungen hatten, andere arbeiteten ausschliesslich mit der OneGov GEVER. Zusätzlich wurde eine Usergroup gestartet, um Vielanwender in die Weiterentwicklung miteinzubeziehen.

Zielerreichung:

Die gemeinsame Neuentwicklung hatte für den Kanton Zug den grossen Vorteil, dass sie hinsichtlich der Ausgestaltung des GEVER grosse Mitwirkungsmöglichkeiten bekamen. Die Entwicklungsphase war aber auch sehr aufwendig. Besonders aufwendig war dabei die Entwicklung der Ordnungssysteme in Zusammenarbeit mit den einzelnen Amtsstellen.

Von den literaturtypischen Vorteilen bezüglich OSS können beim Einsatz der OneGov GEVER beim Kanton Zug nur wenige bestätigt werden. Sowohl die erhöhte Transparenz, als auch die erhöhte Sicherheit durch einen offenen Quellcode sind kein spürbarer Vorteil, da internes Know-how zu wenig vorhanden ist. Die Produktqualität war anfänglich gering, dies ist aber darauf zurückzuführen, dass OneGov GEVER noch stark in der Entwicklungsphase war.

Beim Kanton Zug gibt es eine Gruppe die begeistert ist, viele andere sind dies jedoch nicht. Vor allem am Anfang war die Zufriedenheit mit der neuen GEVER generell sehr gering. Die Stabilität liess zu wünschen übrig, es gab zu viele Fehler. Pro Tag gibt es immer noch zirka eine bis zwei Supportanfragen. Es lässt sich bis jetzt die Bilanz ziehen, dass OneGov GEVER nicht zu einer erhöhten Arbeitgeberattraktivität geführt hat. Ein weiterer literaturtypischer Nachteil war eine mangelnde Dokumentation seitens 4teamwork, die jedoch intern ausgearbeitet wurde. Weitere literaturtypische Nachteile konnten grossmehrheitlich nicht bestätigt werden. Beispielsweis wird die Bedienbarkeit als gut taxiert, es wird gerne damit gearbeitet. Strategisch hat der Kanton Zug auch festgelegt, dass intern kein Know-how für Weiterentwicklungen und Programmierungen der OneGov GEVER aufgebaut wird. Dies könnte aber zu einer erhöhten Abhängigkeit gegenüber 4teamwork führen.

Die jährlichen Kosten für die OneGov GEVER sind isoliert betrachtet nicht schätzbar. Der Kanton Zug erhofft sich aber, dass in Zukunft, insbesondere durch Teilen von Entwicklungskosten, Einsparungen erzielt werden können. Durch die Einführung von OneGov GEVER konnte der Kanton Zug insbesondere durch das Wegfallen von Lizenzkosten Einsparungen von bis zu 10 % erzielen. Die Wartungs- und Supportkosten sind dagegen gegenüber dem Vorgänger GEVER gestiegen. Erklärt wurde dies damit, dass die Anzahl Anwender bei der OneGov GEVER deutlich höher liegt. Sowohl Personalkosten als auch Administrations- und Einführungskosten konnte der Kanton Zug keine einsparen. Insgesamt halten sich die Einsparungen durch Lizenzkosten mit Mehrausgaben für Support und Weiterentwicklung die Waage. Bezüglich der indirekten Kostenvorteile bei gemeinsamen Weiterentwicklungen konnte der Kanton Zug bisher wenig profitieren. Viele GEVER Kunden sind kleiner und weniger finanzstark als der Kanton Zug. Der Kanton Zug erhofft sich aber, von Weiterentwicklungen, die andere Kunden anstossen, in Zukunft vermehrt zu profitieren und Kosten zu teilen.

Fazit:

Grundsätzlich zieht der Kanton Zug aus den Erfahrungen mit der Einführung von OneGov GEVER ein gemischtes Fazit. Open Source bleibt eher neutral zu bewerten. Es haben sich keine klaren Vorteile, aber auch keine gewichtigen Nachteile herauskristallisiert. Der Aufwand bezüglich der Entwicklungen für die OneGov GEVER ist für den Kanton Zug sehr hoch gewesen. Für zukünftige Entwicklungen sieht sich der Kanton Zug eher in einer abwartenden Position und nicht mehr so sehr als Pionier der OneGov GEVER. 


Letzte Aktualisierung: 27.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 187
Erstellt: 25.11.2015

Eingesetzte OSS Produkte:

OneGov GEVER

Weitere Referenzen von Kanton Zug

Portallösung OneGovBox für den Kanton Zug



Über OSS Referenzen

OSS Referenzen zeigen auf, bei welchen OSS Nutzern (Unternehmen und öffentlichen Institutionen) welche Open Source Lösungen eingesetzt werden. Ziel ist es, die Vielzahl von Einsatzgebieten von Open Source Software darzustellen. Deshalb ist es erwünscht, dass möglichst viele OSS Referenzen erfasst werden um die breite Verwendung der jeweiligen OSS Produkten aufzuzeigen.

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Zur Erfassung einer OSS Referenz, muss zuerst die Registrierung als OSS Firma oder OSS Nutzer erfolgen. Neue OSS Referenzen können unter "Erfassung von OSS Referenzen" sowohl von den verantwortlichen OSS Firmen als auch von OSS Nutzer, welche über die OSS Referenz Bescheid wissen, erstellt werden. Ein registrierter User, welcher als OSS Firma oder OSS Nutzer eingeloggt ist, erhält das Recht, den Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu editieren. 

Damit auf den ersten Blick klar ist, welches OSS Produkt hauptsächlich eingesetzt wurde, sollte der Titel einer Referenz stets im folgenden Format verfasst sein:"[Open Source Produkt] für [Kunde]" 

Die Beschreibung beinhaltet die Problemstellung, die Herausforderung, die Zielsetzung, die Vorgehensweise und das Resultat des Projektes. Die Angaben sollten möglichst mit konkreten Mengen- und Grössenordnungen erfasst werden.

 

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