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CH Open Sponsoren

Hürlimann Informatik AG - /ch/open-Sponsor

OSS Nutzer:
Kanton Appenzell Innerrhoden

Website:
/www.ai.ch/

Beschreibung:

Der Kanton Appenzell Innerrhoden zählt zur Region Nordostschweiz sowie zur Grossregion Ostschweiz und beheimatet rund 16’003 Einwohner. Der Kanton zählt zu den ländlichsten und gleichzeitig kleinsten Kantonen der Schweiz. Appenzell Innerrhoden ist mit 173 Quadratkilometern nach Basel-Stadt der Kanton mit der zweitkleinsten Fläche. Der Hauptort und zugleich einwohnerstärkste Ort ist Appenzell. 56,0 Prozent der Gesamtfläche des Kantons werden als landwirtschaftliche Flächen genutzt. Der höchste Berg ist der Säntis (2502 m ü. M.) im Alpstein, auf dem sich die Grenzen der drei Kantone Appenzell Innerrhoden, Appenzell Ausserrhoden und St. Gallen treffen. Die kantonale Verwaltung ist in sieben Departemente und die Ratskanzlei aufgeteilt und zählt 242 Mitarbeitende.

OneGov GEVER bei dem Kanton Appenzell Innerrhoden

Branche: Verwaltung: Kantonsverwaltung

 

Der Kanton Appenzell Innerrhoden setzt seit dem Jahr 2014 die Open Source Software (OSS) OneGov GEVER ein. Die nachfolgende Beschreibung befasst sich mit dem Einsatz dieser Software im Detail.

Ausgangslage:

Der Kanton Appenzell Innerrhoden hatte vor der Einführung der OneGov GEVER eine sehr unstrukturierte Aktenführung. Jede Amtsstelle betrieb ihre eigenen Netzlaufwerke, worin unstrukturiert Akten abgelegt wurden. Im kleinen Kanton Appenzell Innerrhoden gibt es Amtsstellen, in denen nur ein Mitarbeiter angestellt ist. Bei einem Stellenwechsel war oftmals das Szenario so, dass der neue Mitarbeiter keinen Durchblick über die bisherige Aktenstruktur hatte und folglich eine neue Aktenreihe anfing. Dies führte zu einem exponentiellen Wachstum des Datenvolumens. Der Wunsch entstand nach einer Lösung, die eine bessere Struktur in die Aktenbewirtschaftung bringt und die zusätzlich eine Suchfunktion enthält, damit die Auffindbarkeit verbessert werden kann. Ein Projektteam des Amtes für Informatik stiess auf die Lösung des Kantons Zug und war von dessen Einfachheit und Schlichtheit überzeugt. Mit 4teamwork wurde dann ein finanzieller Rahmen gesteckt, der es ermöglichte, die OneGov GEVER ohne öffentliche Ausschreibung zu beschaffen.

Der Dienstleistungsbedarf war für den Kanton Appenzell Innerrhoden nicht enorm gross. Am wichtigsten waren die regelmässig stattfindenden Sicherheitsupdates und die Möglichkeit des Zugangs zu Entwicklern und deren Fachwissen. Ebenfalls grössere Bedeutung hatte die Übernahme der Wartung und des Supports. Schulungen sollen dagegen in Eigenregie intern durchgeführt werden.

Für den Kanton Appenzell Innerrhoden war die Offenheit des Quellcodes und damit die hohe Transparenz insofern wichtig, dass eine Absicherung vorhanden ist, falls 4teamwork nicht mehr weiterexistieren sollte.

Umsetzung:

Im März 2014 wurde eine Testumgebung installiert. Die Testumgebung erwies sich als so gut, dass aus der Testumgebung die produktive Umgebung wurde. So konnte ohne grössere Anpassungen im August 2014 mit dem Rollout begonnen werden. Ziel war die flächendeckende Einführung der OneGov GEVER, als Ablösung der Netzlaufwerke. Der Kanton Appenzell Innerrhoden hat sich das Ziel gesetzt alle Dokumente, ob geschäftsrelevant oder nicht, in OneGov GEVER abzulegen. Dies hat einerseits den Vorteil, dass die Anwender nicht lernen müssen zu unterscheiden, was geschäftsrelevant ist und was nicht. Andererseits werden keine zusätzlichen Dokumente mehr auf den Netzlaufwerken abgelegt und so können die Netzlaufwerke schrittweise abgestellt werden.

Während die technische Implementierung relativ problemlos verlief, erlebte der Kanton Appenzell Innerrhoden im organisatorischen Bereich grössere Herausforderungen. Während rund zwei Jahren Vorbereitung wurde pro Amtsstelle eine Struktur der Ablage geplant, die es erlauben würde aufgabenorientiert zu arbeiten. Den Anwendern musste eine neue Kultur in Form einer aufgabenorientierten Arbeitsweise vermittelt werden. In unzähligen Sitzungen und Schulungen wurde geplant wie die Dokumente neu abgelegt werden sollten. Dabei waren beim Kanton Appenzell Innerrhoden zwei Ausprägungen von Anwendern feststellbar: Anwender mit hoher Informatikaffinität und hoher Akzeptanz gegenüber der OneGov GEVER und Anwender mit wenig Akzeptanz, vielfach aufgrund geringer Informatikaffinität. Nichtsdestotrotz ist seit dem 1.Juli 2015 die OneGov GEVER in allen Amtsstellen eingeführt. Rund 250 Anwender über alle Amtsstellen verteilt nutzen die OneGov GEVER.

Zielerreichung:

Der Kanton Appenzell Innerrhoden wertet die Produktqualität als klaren Vorteil. Der Kanton erachtet die hohe Produktqualität auch als Ergebnis des guten Austausches mit den Entwicklern von 4teamwork und dem Austausch mit anderen Anwendern anderer Organisationen. Zusätzlicher Vorteil bietet die Unternehmenskultur von 4teamwork. Im Vordergrund stehen Kreativität und Lösungsfindung gekoppelt mit einem enormen Interesse. Die finanziellen Belange sind neben diesem Punkt eher zweitrangig.

Da im Kantons Appenzell Innerrhoden kein internes IT-Know-how vorhanden ist, sieht sich der Kanton mit dem Einsatz von OneGov GEVER in einem Abhängigkeitsverhältnis mit Softwarelieferanten, wenn auch abgeschwächt. Durch das fehlende interne Know-how könne auch nicht beurteilt werden, ob mit OneGov GEVER als OSS eine erhöhte Sicherheit geschaffen wurde. Weiter ist für den Kanton Appenzell Innerrhoden die Tatsache nachteilig, dass für die OneGov GEVER keine ausreichende Bedienungsdokumentation seitens der 4teamwork vorhanden ist. Zusätzlich hatte der Kanton Appenzell Innerrhoden einen hohen Aufwand für die Schulung der neuen OSS. Dies muss aber nicht unbedingt ein OSS-spezifischer Nachteil sein, sondern basiert auf der Tatsache, dass allgemein ein hoher Schulungsbedarf bei Informatikanwendungen beim Kanton feststellbar ist. Ein weiterer Nachteil stellt für den Kanton Appenzell Innerrhoden die mangelnde Interoperabilität dar. Beispielsweise findet bei der Anwendung mit Word ein Medienbruch statt, da dieses nicht nahtlos mit der OSS kommuniziert. Sonst konnte der Kanton Appenzell Innerrhoden keine Nachteile feststellen. Insbesondere die Bedienbarkeit von OneGov GEVER wird als gut eingestuft.

Für den Kanton Appenzell Innerrhoden können die jährlichen Kosten in drei Blöcke eingeteilt werden. Rund 10'000 bis 20'000 CHF werden für Wartungskosten ausgegeben. Dazu kommen Personalkosten, die etwa ein 20- bis 40%-Pensum ausmachen. Weiterentwicklungskosten variieren von Jahr zu Jahr. Für den Kanton Appenzell Innerrhoden ist erst in etwa 10 Jahren wirklich abschätzbar, ob durch die Einführung von OneGov GEVER tatsächlich Kosten eingespart werden. Der Grund dafür liegt darin, dass die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten bei 10 Jahren liegt. Sicherlich konnten bereits jetzt durch das Wegfallen von Lizenzkosten Einsparungen erzielt werden. Diese werde aber teilweise kompensiert durch höhere Personal-, Wartungs- und Entwicklungskosten.

Fazit:

Als kleiner Kanton hat der Kanton Appenzell Innerrhoden das Bedürfnis eine Standardlösung einzusetzen, das mit der OneGov GEVER mehrheitlich erfüllt wird. Der Kanton sieht den indirekten Kostenvorteil über gemeinsame Weiterentwicklungen, kann und will sich aber selber nicht proaktiv daran beteiligen. Durch die Einführung von OneGov GEVER wurde eine Offenheit gegenüber OSS entwickelt. Jedoch aufgrund fehlender OSS-Alternativen bei Fachanwendungen, sieht der Kanton auch in Zukunft ein Nebeneinander von proprietären Lösungen und OSS. Der Kanton bleibt aber offen für das geistige Kredo und die Innovationsförderung von OSS, welche insbesondere von 4teamwork gezeigt werden.

 


Letzte Aktualisierung: 27.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 25
Erstellt: 19.08.2017

Eingesetzte OSS Produkte:

OneGov GEVER



Über OSS Referenzen

OSS Referenzen zeigen auf, bei welchen OSS Nutzern (Unternehmen und öffentlichen Institutionen) welche Open Source Lösungen eingesetzt werden. Ziel ist es, die Vielzahl von Einsatzgebieten von Open Source Software darzustellen. Deshalb ist es erwünscht, dass möglichst viele OSS Referenzen erfasst werden um die breite Verwendung der jeweiligen OSS Produkten aufzuzeigen.

Erfassen einer neuen OSS Referenz

Zur Erfassung einer OSS Referenz, muss zuerst die Registrierung als OSS Firma oder OSS Nutzer erfolgen. Neue OSS Referenzen können unter "Erfassung von OSS Referenzen" sowohl von den verantwortlichen OSS Firmen als auch von OSS Nutzer, welche über die OSS Referenz Bescheid wissen, erstellt werden. Ein registrierter User, welcher als OSS Firma oder OSS Nutzer eingeloggt ist, erhält das Recht, den Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu editieren. 

Damit auf den ersten Blick klar ist, welches OSS Produkt hauptsächlich eingesetzt wurde, sollte der Titel einer Referenz stets im folgenden Format verfasst sein:"[Open Source Produkt] für [Kunde]" 

Die Beschreibung beinhaltet die Problemstellung, die Herausforderung, die Zielsetzung, die Vorgehensweise und das Resultat des Projektes. Die Angaben sollten möglichst mit konkreten Mengen- und Grössenordnungen erfasst werden.

 

Eine bestehende OSS Referenz bearbeiten

Wenn die bestehende OSS Referenz durch die eingeloggte OSS Firma oder den eingeloggten OSS Nutzer erstellt wurde, kann die Referenz unter "Eintrag bearbeiten" angepasst werden. 

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