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OneGov GEVER bei dem Institut für Weiterbildung und Medienbildung der PH Bern

Branche: Bildung Forschung

Das Institut für Weiterbildung und Medienbildung der PH Bern setzt seit 2013 die Open Source Software (OSS) OneGov GEVER ein. Die nachfolgende Erläuterung beschreibt diesen Einsatz im Detail.

Ausgangslage:

Das Institut für Weiterbildung und Medienbildung der PH Bern stand vor der Herausforderung eine neue Software zu finden, welche es den Mitgliedern der Geschäftsleitung erlaubt effizienter miteinander zu arbeiten. Eine weitere Anforderung an die Software war, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente mobil abrufbar sind. So sollte auch verhindert werden, dass jedes Mitglied Dokumente an einem Ort ablegt, welches für die anderen Mitglieder schwer auffindbar ist. Mit einer Geschäftsleitungsdatenbank sollte alles zentral abgelegt werden. Bisher waren geschäftsrelevante Daten und Dokumente auf verschiedenen Plattformen und Laufwerken abgelegt.

Letztendlich fiel der Entscheid auf die OSS OneGov GEVER. Ausschlaggebend dafür waren letztendlich die Übersichtlichkeit, die einfache Anwendung, die offerierten Kosten und die Nähe zu einem kleinen Team. Zusätzlich fungierte die PH Wallis als Referenz.

Umsetzung:

Seit dem Jahr 2013 ist die OneGov GEVER im Institut für Weiterbildung und Medienbildung der PH Bern im Einsatz. Die Software wurde von der 4Teamwork aus Bern bereitgestellt und betreut sie bis heute weiterhin. Im Jahr 2015 waren rund 20 bis 30 Anwender produktiv mit OneGov GEVER am Arbeiten. Neben den Geschäftsleitungsmitgliedern wird die Software vor allem noch in Bereichen, wo Supportaufgaben erfüllt werden, verwendet.

Die OneGov GEVER bleibt vorerst ein Pilotprojekt für das Institut und wird noch relativ wenig genutzt. Grund dafür sind Bestrebungen auf Ebene der ganzen PH Bern, alle parallel laufenden Plattformen und Laufwerke, die geschäftsrelevante Daten und Dokumente erfassen, durch eine einzige Plattform zu ersetzen. Die OneGov GEVER wird als eine Möglichkeit in Betracht gezogen. Für das Institut hätte der Entscheid für ein anderes System zur Folge, dass das Institut womöglich den OneGov GEVER durch die neue Plattform wieder ersetzen müsste. Aus diesem Grund sind der Datentransfer und die Archivierung in der OneGov GEVER noch sehr zurückhaltend.

Von den verschiedenen Dienstleistungen sind vor allem die Anpassungen und Erweiterungen der OneGov GEVER für das Institut zentral, damit intern die Akzeptanz und auch die wahrgenommene Benutzerfreundlichkeit gesteigert werden kann. Die restlichen Dienstleistungen sind prinzipiell zwar nicht unwichtig, werden aber wenig bis gar nicht in Anspruch genommen.

Zielerreichung:

Für den Institutsleiter ist die Einführung von OneGov GEVER eine enorme Erleichterung im täglichen Arbeiten. Die anderen Geschäftsleitungsmitglieder arbeiten noch parallel auf anderen Plattformen. Die grösste Herausforderung bleibt nach wie vor die übrigen Geschäftsleitungsmitglieder, welche bestimmte eingesessene Gewohnheiten haben, von der OneGov GEVER als eine zusätzliche Plattform zu überzeugen. Die OneGov GEVER ist in den Augen der übrigen Geschäftsleitungsmitglieder mit Mehraufwand verbunden.

Bezüglich der in der Literatur genannten Vorteile von OSS, kann das Institut der PH einige Vorteile bestätigen. Dem Vorteil der hohen Transparenz von OSS wird zugestimmt. Aufgrund des fehlenden technischen Know-hows bleibt dies aber für die OneGov GEVER im Alltag ohne Relevanz. Ein klarer Vorteil der bestätigt wird, ist der Austausch mit anderen Anwendern von OneGov GEVER. Insbesondere mit dem Kanton Zug und der PH Wallis steht das Institut in engerem Kontakt. Das Institut bestätigt auch den Vorteil der erhöhten Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von OneGov GEVER. Bei anderen Produkten hatte es schon Fälle gegeben, wo nach einem Update Daten verloren gegangen sind. Mit der OneGov GEVER hat das Institut bessere Erfahrungen gemacht. Im Vergleich zu anderen Produkten weist die OneGov GEVER ebenfalls eine bessere Produktqualität auf. Eher nicht bestätigen kann das Institut den Vorteil der hohen Anpassbarkeit. Hat das Institut das rasche Bedürfnis nach einer Änderung, sind trotzdem relativ starre Vorgaben seitens der Entwickler zu erfüllen. Damit zeigt sich auch, dass indirekt trotzdem eine Abhängigkeit des Instituts gegenüber einem Softwarelieferanten besteht. Ein weiterer grosser Vorteil ist dagegen die Nähe zur Firma, sowohl geografisch als auch menschlich.

Das Institut kann bezüglich der OneGov GEVER einige Nachteile der literaturtypischen OSS bestätigen. So sind fehlende Schnittstellen tatsächlich im Alltag für das Institut ein Problem. Vor allem der Datentransfer aus der OneGov GEVER heraus ist oftmals sehr schwerfällig. Ein weiterer Nachteil sieht das Institut teilweise in der unbefriedigenden Bedienbarkeit. Beispielsweise ist es für den Direktor des Institutes nicht möglich Gruppenaufträge zu verteilen. Dies führt dazu, dass die Aufgabenteilung in der OneGov GEVER als mühsam erachtet wird. Weiter ist der Support mit einem Ticket-System für das Institut ausreichend vorhanden, die Geschwindigkeit der Verarbeitung ist jedoch geringer als die Erwartung des Instituts. Der Nachteil der fehlenden Akzeptanz kann das Institut ebenfalls klar bestätigen. Dies hat allerdings vor allem damit zu tun, dass an der PH Bern zu viele Plattformen parallel laufen und gewisse Dokumente sowohl in der OneGov GEVER, als auch in anderen Plattformen abgelegt werden müssen. Die restlichen Nachteile können dagegen durch das Institut nicht bestätigt werden. Zwar fehlt es mit Sicherheit an internem Know-how, dies wird allerdings nicht als problematisch angesehen. Dokumentationen sind in ausreichendem Masse vorhanden und der Schulungsaufwand ist nicht hoch. Auch den literaturtypischen Nachteil der unklaren dauerhaften Nutzung ist für das Institut nicht problematisch. Viele Organisationen haben Interesse an einer Weiterentwicklung.

Die jährlichen Kosten für die OneGov GEVER schätzt das Institut auf rund 6000 bis 10'000 CHF. Darin enthalten sind auch die Kosten für den Server, der durch 4teamwork bereitgestellt wird. So wie die OneGov GEVER im Institut im Einsatz ist, erzielt sie gegenwärtig keine Einsparungen. Durch diese OSS Lösung wurden lediglich Lizenzkosten vermieden. Insbesondere Migrations- und Administrationskosten sind höher geworden. Was für den Institutsleiter als Entlastung angesehen wird, ist für die anderen eher ein Mehraufwand. Wirkliche Einsparungen liessen sich erzielen, wenn die Anzahl an Plattformen reduziert werden würde und OneGov GEVER in einem grösseren Rahmen genutzt werden könnte. So könnte auch eher die Gelegenheit genutzt werden, bei gemeinsamen Weiterentwicklungen mit anderen Anwendern, die eigenen Bedürfnisse besser zu deponieren, ohne grosse finanzielle Belastungen.

Fazit:

Für das Institut ist die OneGov GEVER grundsätzlich ein Effizienzgewinn. Für die PH Bern als Ganzes wäre es ein wichtiger Schritt nach vorne, wenn sie sich ebenfalls für die OneGov GEVER entscheiden würde. Für das Institut hat eine OSS Potenzial um Abhängigkeiten zu proprietären Produkten zu reduzieren und gemeinsam mit anderen Organisationen OSS weiterzubringen. 

 


Letzte Aktualisierung: 27.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 55
Erstellt: 20.08.2017

Eingesetzte OSS Produkte:

OneGov GEVER

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Über OSS Referenzen

OSS Referenzen zeigen auf, bei welchen OSS Nutzern (Unternehmen und öffentlichen Institutionen) welche Open Source Lösungen eingesetzt werden. Ziel ist es, die Vielzahl von Einsatzgebieten von Open Source Software darzustellen. Deshalb ist es erwünscht, dass möglichst viele OSS Referenzen erfasst werden um die breite Verwendung der jeweiligen OSS Produkten aufzuzeigen.

Erfassen einer neuen OSS Referenz

Zur Erfassung einer OSS Referenz, muss zuerst die Registrierung als OSS Firma oder OSS Nutzer erfolgen. Neue OSS Referenzen können unter "Erfassung von OSS Referenzen" sowohl von den verantwortlichen OSS Firmen als auch von OSS Nutzer, welche über die OSS Referenz Bescheid wissen, erstellt werden. Ein registrierter User, welcher als OSS Firma oder OSS Nutzer eingeloggt ist, erhält das Recht, den Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu editieren. 

Damit auf den ersten Blick klar ist, welches OSS Produkt hauptsächlich eingesetzt wurde, sollte der Titel einer Referenz stets im folgenden Format verfasst sein:"[Open Source Produkt] für [Kunde]" 

Die Beschreibung beinhaltet die Problemstellung, die Herausforderung, die Zielsetzung, die Vorgehensweise und das Resultat des Projektes. Die Angaben sollten möglichst mit konkreten Mengen- und Grössenordnungen erfasst werden.

 

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Wenn die bestehende OSS Referenz durch die eingeloggte OSS Firma oder den eingeloggten OSS Nutzer erstellt wurde, kann die Referenz unter "Eintrag bearbeiten" angepasst werden. 

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