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Odoo bei der Stiftung Universitäre Fernstudien Schweiz FS-CH

Branche: Bildung Forschung

Die Stiftung für Universitäre Fernstudien Schweiz FS-CH setzt seit dem Jahr 2013 die Open Source Software (OSS) Odoo ein. Die nachfolgende Beschreibung umfasst den Einsatz dieser Software im Detail.

Ausgangslage:

Bis im Jahr 2013 wurde für den Finanzbereich die Business-Software Sage eingesetzt. Für das Schulverwaltungssystem gab es viele Individuallösungen. Aus diesem Grunde mussten die Prozessabläufe erneuert und harmonisiert werden. Ziel war es eine neue Software einzuführen. Dabei spielte der Open Source Gedanke eine wichtige Rolle. Die Fernuni Schweiz suchte eine ERP-Lösung, bei welcher Finanzen, Schulverwaltung und HR in einer Gesamtlösung integriert werden können. Schliesslich überzeugte Odoo durch ihre Flexibilität. Die Mitarbeiter wurden von Anfang an in die Entscheidung, ob und wie Odoo eingeführt wird, eingebunden.

Umsetzung:

Vor der Odoo-Einführung mussten zuerst die Prozessabläufe harmonisiert werden. Nach der Vereinheitlichung der Prozessabläufe wurden die Wünsche und Anmerkungen der Mitarbeiter aufgenommen und daraus ein Lastenheft, welches die Grundlage für die ERP-System Offerte war, erstellt. Anfang 2013 wurde Odoo eingeführt und wird von allen 450 Mitarbeitern verwendet. Dazu findet Odoo auch als Schulverwaltungssystem Einsatz. Die Studenten haben dadurch Zugriff auf ihre Noten.

Im Jahr 2016 wurde noch Version 6.1 verwendet, eine Migration auf Version 9 war noch im selben Jahr vorgesehen. Odoo wird auf Deutsch und Französisch angewendet. In Zukunft könnte die Sprache Englisch dazu kommen. Zudem wird Odoo auch auf dem Tablet und dem Mobiltelefon benutzt. Die Benutzung läuft über einen üblichen Webbrowser.

Die Schulverwaltung wurde von Grund auf selbst entwickelt. Die App Finanzen wurde spezifisch für die Fernuni Schweiz angepasst. Neben anderen Anpassungen wurde ein Validierungsprozess und ein 6-Augen-Prinzip in der App Finanzen entwickelt. Dazu sind Anpassungen in den Apps HR, Ticketsystem, Personal, E-Mail und Newsletter gemacht worden.

Die Einführung von Odoo kostete rund eine halbe Million Franken. Dazu kamen nochmals ungefähr 100'000 CHF für Verbesserungen des Systems nach der eigentlichen Einführung. Fortlaufend besteht ein Supportvertrag mit Brain-tec, der ca. 50'000 CHF im Jahr kostet. Dazu kam ein interner Zeitaufwand von ungefähr 5000 Arbeitsstunden.

Zielerreichung:

Odoo ist eine gute aber auch komplexe Lösung. Insgesamt wird Odoo mit acht von zehn Punkten bewertet. Die Benutzerfreundlichkeit von Odoo wird mit sieben von zehn Punkten etwas schlechter, aber ähnlich gut bewertet. Ein negativer Punkt bei der Benutzerfreundlichkeit ist die Geschwindigkeit. Dies ist aber ein hausgemachtes Problem. Durch viele restriktive Berechtigungen braucht das System bei Abfragen einige Zeit für die Berechnung der Daten. Dies führt zu einer Verlangsamung des Systems. z. B. ist das Modul Personenverwaltung in der Schulverwaltung sehr langsam, da dort die einzelnen Berechtigungen der Personen Zeit in Anspruch nehmen. Des Weiteren tauchen unregelmässig kleinere Fehler in der Software, sogenannte Bugs, auf.

Für die Fernuni Schweiz ist der Hauptvorteil von Odoo die Flexibilität. Die gewünschten Funktionen wurden alle umgesetzt. Ein weiterer Vorteil ist, dass nun eine Gesamtlösung als ERP vorhanden ist und neben ein paar Schnittstellen gegen aussen, nicht andere Softwares gebraucht werden.

Fazit:

Für die Fernuni Schweiz ist Odoo ein Gewinn. Sie haben in Odoo eine Lösung gefunden, welche ihren Bedürfnissen entspricht. Zudem gab die Umstellung auf Odoo auch den Anstoss, die Prozessabläufe zu harmonisieren und zu optimieren. 


Letzte Aktualisierung: 27.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 296
Erstellt: 01.05.2016

Eingesetzte OSS Produkte:

Odoo



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