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Univention GmbH - /ch/open Sponsor

OSS Nutzer:
Stadtverwaltung München

Website:
www.muenchen.de/rathaus/home.html

Beschreibung:

Die Stadtverwaltung München ist die kommunale Selbstverwaltung der bayerischen Landeshauptstadt München. Sie ist die größte Stadtverwaltung in Deutschland (in Berlin und Hamburg als Stadtstaaten sind staatliche und gemeindliche Tätigkeit nicht getrennt) und beschäftigt unmittelbar über 33.000 Mitarbeiter.

LibreOffice bei der Stadtverwaltung München

Branche: Verwaltung: Städte- und Gemeindeverwaltung

Die it@M ist ein Eigenbetrieb der Stadt München mit dem Auftrag, für eine funktionierende und leistungsfähige IT-Infrastruktur bei seinen Kunden zu sorgen. Für die Stadtverwaltung München nahm it@M den Wechsel von Open Office Version Apache zu LibreOffice hin vor. Die nachfolgende Beschreibung umfasst diesen Einsatz von LibreOffice im Detail.

Ausgangslage:

Nach der Anwendung von Open Office Version von Apache sollte im Jahre 2012 ein neues Standard Programm ausgewählt werden. Microsoft Office stellte dabei keine Option dar. Es wird nur bei Fachverfahren, beim Dokumentenaustausch mit externen Partner, sowie beim gemeinsamen Erstellen von Dokumenten eingesetzt. Zur Auswahl eines geeigneten Offices wurde eine Liste von Anforderungen definiert. Diese umfasste die Möglichkeit eines kommerziellen Supports, gute Zusammenarbeit mit der Community, eine General Public Licence, geringer Schulungsaufwand, hohe Interoperabilität zu Microsoft Office Produkten, das Vorhandensein einer API-Schnittstelle, einer Makro Unterstützung, einen Qbuntu calculater und Wollmux (Vorlagensystem) sollte ohne grössere Anpassungen lauffähig sein. Weiter sollte das Projekt an Kontributoren der Community übertragen werden, so dass eine Reaktionszeit auf Security Bugs von ein bis zwei Wochen sichergestellt wird.

Umsetzung:

Seit 2012 setzt schliesslich die Stadt München in der ganzen Stadtverwaltung LibreOffice ein. LibreOffice findet sowohl auf dem Server, als auch auf dem Client Anwendung. Die Umstellung war 2016 immer noch im Gange, jedoch kurz vor dem Abschluss. Die Stadt hat weitere Open Source Softwares im Einsatz, beispielsweise für die geografischen Informationssysteme. Zudem läuft Apache auf dem Server, und Programme wie Firefox oder Thunderbird sind auf dem Linux Client im Einsatz.

Momentan ist die LibreOffice Version 4.16 im Betrieb, an welcher signifikante Anpassungen vorgenommen wurden. Dabei wurde versucht, dass sich die Nutzer an die Upstream Version von LibreOffice zu halten. Es wurden auch eigene Patches geschrieben, um Sonderfälle abzudecken. Diese Patches werden auch der Community zur Verfügung gestellt. Da diese sehr spezifisch sind, werden diese nicht aktiv weitergegeben. Als Beispiel dafür lässt sich das Deaktivieren der Update Buttons, um schädliche Extension zu vermeiden erwähnen.

Für die Migration auf LibreOffice waren die Abteilungen selber verantwortlich, es gab dazu ein kurzes Handout mit den wichtigsten Informationen. Auf eine grosse Schulung wurde verzichtet, da es bereits eine aufwändigere Schulung bei der Umstellung auf Open Office gab. Es wurden lediglich kleine Schulungen durchgeführt, dabei handelte es sich meistens um Klassenkopf- oder Onlineschulungen welche ungefähr einen Tag dauerten.

Eine Herausforderung stellte das Pflegen und Aktualisieren der Schnittstellen mit dem Wollmux Programm dar. Dafür wurden zwei Mitarbeiter Vollzeit angestellt. Alle Probleme wurden der It@M gemeldet, welche diese priorisierte und den verantwortlichen Entwickler zuteilte. Für den internen Support wurde zusätzlich eine Mitarbeiterin für das Testen der neuen Version zuständig. Für den externen Support wurden Rahmenverträge mit einem Dienstleister abgeschlossen. Bei Sicherheitsrelevanten Bugs wurde eine Reaktionszeit von 48 Stunden vereinbart.

Das ODF war bereits bekannt und somit bereitete der Wechsel von Open Office zu LibreOffice wenig Probleme bei der Datenintegration.
Eine grosse Herausforderung stellte die Anpassung der Makros an neue LibreOffice Versionen dar, insbesondere bei veränderten Schnittstellen. Die Kompatibilität der Doc-Formate von LibreOffice bereiteten keine grossen Probleme. Für den externen Austausch von Dokumenten steht ein Terminal mit Microsoft Office zu Verfügung, bei Problemen mit LibreOffice kann darauf ausgewichen werden. Usability Probleme entstanden beim Umstellen nicht.

Die Stadt München nutzt die Community sehr aktiv. Der Internet relay chat (IRC) wird täglich überwacht, um auf dem neusten Stand zu bleiben. Jeden Donnerstag wird am Engineering Steering Committee (ESC)-Call teilgenommen, dabei werden über wichtige Entscheidungen bei der Entwicklung von LibreOffice gesprochen wird. Es sitzt ein Mitarbeiter jeweils im Advisory Board von LibreOffice und vertritt die Stadt. Es wird an den jährlichen Konferenzen teilgenommen und allen Kanälen der Community gefolgt. Aktiv an Problemen mitgearbeitet wird, wenn Funktionen betroffen sind, welche selber genutzt werden. Diese Lösungen werden der Community zur Verfügung gestellt.

Zielerreichung:

Eine Aussage zu den Kosten ist schwierig zu machen. Lizenzkosten konnten zwar gespart werden, aber der Aufwand, für die Anpassungen von LibreOffice an die eigenen Bedürfnisse durch Entwickler und Tester ist sehr gross.
Ein zentraler Dienstleister stellt die LibreOffice Version zur Verfügung.

Die aktive Community, gute Response-Zeiten und die aktive Mitgestaltung sind Pluspunkte für LibreOffice. Einzig in Bezug auf die Performance bei spezifischen Anwendungen gibt es noch Verbesserungspotenzial. z.B. dauern Seriendrucke, bei grossen Datensätzen sehr lange. Es sind meist Anwendungen, welche für die meisten Nutzer unwichtig, jedoch für eine Stadtverwaltung zentral sind. Diese Performance Probleme versucht die Entwickler-Community zu lösen.

Fazit:

Die Stadt München zieht eine positive Bilanz aus dem Wechsel zu LibreOffice hin und ist mit ihrer Wahl zufrieden. 

 


Letzte Aktualisierung: 11.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 15
Erstellt: 11.08.2017

Eingesetzte OSS Produkte:

Apache OpenOffice (AOO)
LibreOffice
Mozilla Firefox
Mozilla Thunderbird
Wollmux



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