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cubetech GmbH - /ch/opn-Sponsor

OSS Nutzer:
Stadt Wetzikon

Website:
www.wetzikon.ch/

Beschreibung:

Wetzikon ist aus dem Zusammenschluss von sieben Dorfgemeinden entstanden. Die Stadt zählt mehr als 24'000 Einwohnerinnen und Einwohner und ist somit die sechstgrösste Stadt im Kanton Zürich. Wetzikon liegt am Pfäffikersee und in unmittelbarer Nähe zur Berglandschaft des Zürcher Oberlandes. Zusammen mit den früheren Zivilgemeinden Robenhausen, Kempten, Oberwetzikon, Unterwetzikon, Ettenhausen und Robank bildet Wetzikon die grösste Ortschaft im Bezirk Hinwil. Mit gegen 1’200 Unternehmen und über 12‘000 Arbeitsplätzen ist Wetzikon eine treibende Wirtschaftskraft im Zürcher Oberland. 

Plone bei der Stadtverwaltung Wetzikon

Branche: Verwaltung: Städte- und Gemeindeverwaltung

Die Stadtverwaltung Wetzikon setzt die Open Source Software (OSS) Plone ein. Die nachfolgende Beschreibung befasst sich mit dem Einsatz dieser Software im Detail.

 

Ausgangslage:

In der Kernverwaltung der Stadt Wetzikon, ohne Stadtwerk und Altersheim, sind ca. 210 Mitarbeiter tätig. Die Stadt ist mit ungefähr 150 Computerarbeitsplätzen ausgestattet, welche teilweise von Mitarbeitern doppelt genutzt werden. Sämtliche EDV-Aufgaben, der Betrieb der Arbeitsplatz-Infrastruktur und der notwendigen Programme, sind an die RIZ AG in Wetzikon ausgelagert. Über eine CTRIX-Lösung verbindet sich die Stadt Wetzikon mit den Servern. Die Stadt generierte im Jahr 2016 einen Umsatz von rund 230 Mio CHF.

 

Seit Ende der neunziger Jahre bis 2006/2007 war ein Content-Management-System (CMS) namens 3G einer dänischen Firma für das Internet im Einsatz. Diese CMS war eine Eigenentwicklung dieser Firma und hatte dadurch einen sehr proprietären Charakter. In der Schweiz wurde das CMS anfänglich durch die Firma INM AG in Wetzikon vertrieben. Wartungen konnten nur von der Firma INM AG gemacht werden. Das Produkt wurde aber ziemlich rasch durch die INM nicht mehr weiter vertrieben und verschwand vom Markt. Die Stadt Wetzikon war aber in einem starken Abhängigkeitsver­hält­nis, da das Know-how über 3G nur bei der Firma INM vorhanden war. Immer wenn neue Anforderungen an die Software aufkamen, musste mit der Firma zusammengearbeitet werden. Dies bedeutete eine Offerte bei der Firma einholen und sie anschliessend bezahlen. Diese Abhängigkeit führte zu einer grossen Unzufriedenheit mit der CMS Lösung, da sie letztendlich sehr hohe Kosten verursachte. Die Wartung und Weiterentwicklung des CMS war nicht mehr gegeben. Die Software war langsam, technisch veraltet und entsprach somit nicht mehr dem Standard. Aus diesen Gründen kam der Wunsch nach einem neuen Tool auf.

 

Auf der Suche nach einer geeigneten neuen Software stand das Beratungsbüro Fässler Consulting aus Stansstad der Stadt Wetzikon zur Seite. Abgesehen davon, dass die neue Software modern sein und dem damaligen Standard entsprechen sollte, war eine wichtige Anforderung an das neue Produkt, dass es verschiedene Anbieter gibt, welche den Support der Software verrichten können. Eine Closed Source Software wurde ausgeschlossen, um eine erneute Abhängigkeit von lediglich einem Anbieter zu vermeiden. Ein weiteres wichtiges Kriterium war, dass die Software ermöglichen sollte, möglichst viel Supportangelegenheiten intern zu bewältigen. Es sollte nicht mehr notwendig sein, bei jedem Änderungsbedarf ein Auftrag nach Aussen abgeben zu müssen. Weitere Kriterien waren eine gute Usability, ein gesicherter Fortbestand der Software und eine relativ günstige Lizenz. Letztendlich standen aus verschiedenen Open Source und proprietären Softwares vier bis fünf in einem engeren Kreis zur Auswahl. Plone hat sich aber v.a. bezüglich der Anbieterunabhängigkeit und der Usability gegen seine Konkurrenten durchgesetzt.

 

Bezüglich dem Dienstleistungsbedarf von Plone wurden Anpassung/Modifizierbarkeit als „sehr wichtig“ eingestuft. Sicherheitsupdates, Gewährleistungsübernahme (Bugs, Mängel) und Wartung- und Supportgarantie wurden als „wichtig“ klassifiziert. Die Dokumentation der verwendeten Software, Kompatibilitätsabsicherung bei der Integration und Schulungen wurden hingegen als „weniger wichtig“ klassifiziert.

 

Zielsetzung:

Es wurde kein Zeitrahmen für die Umsetzung der neuen Lösung gesetzt. Da aber geplant war, die alte und neue Lösung eine Zeit lang parallel nebeneinander laufen zu lassen, sollte die Implementierung möglichst schnell verlaufen. Dadurch soll vermieden werden, dass über eine längere Zeitperiode hinweg, Änderungen bei beiden Softwares vorgenommen werden müssen und dadurch eine Doppelarbeit entsteht.

 

Ein fixes Budget war für die Anschaffung der neuen Software nicht vorgesehen. Nachdem die Offerte für Plone eingeholt worden war, wurde ein Kreditantrag an den damaligen Gemeinderat in der Höhe der dafür anfallenden Kosten, ungefähr zwischen 30'000 und 40'000 CHF, gestellt. Auch ein konkretes jährliches Budget wurde nicht festgesetzt. Es war aber klar, dass die jährlich anfallenden Kosten gesenkt werden mussten, da die hohen Hosting- und Maintenance-Kosten einer der Gründe für die Migration auf eine neue Software gewesen waren.

 

Umsetzung:

2006/2007 wurde Plone auf dem Betriebssystem von Windows für das Intra-, Extra- und Internet eingeführt. Während drei Monaten liefen das alte und das neue System parallel. Gegen aussen war aber lediglich die alte Software ersichtlich. Nach diesen drei Monaten war Plone für die vollständige Übernahme des Systems bereitgestellt worden und dadurch wurde für den Aussenstehenden der Wechsel über Nacht ersichtlich. Die Redaktoren erhielten eintägige Schulungen zur Anwendung von Plone.

 

Bei der Gemeinde Wetzikon sind insgesamt ca. 30 Mitarbeiter für Plone verantwortlich. Darunter befinden sich verschiedene Redaktoren der einzelnen Abteilungen, welche durch Administratorenrechte Zugriff auf Plone haben. Es gibt, wie geplant, zwei Supportstufen: einen internen und einen externen Support. Für den internen Support ist vor allem ein Mitarbeiter, der Webmaster, mit ca. 50 % Arbeitspensum zuständig. Dieser in-house Support umfasst gängige Nutzeranfragen. Wenn jedoch ein schwieriger zu behebendes Problem, wie beispielsweise ein Bug auftaucht, wird dies an den externen Support weitergeleitet. Ein anderer IT-Mitarbeiter ist für die Kommunikation mit dem externen Support zuständig.

 

Plone hat eine relativ aktive Community. Sie besteht aus einer Usergruppe, welche hauptsächlich Anwender aus öffentlichen Verwaltungen umfasst. So werden hin und wieder Anregungen für Updates gemacht und gemeinsame Ausbauwünsche durch mehrere öffentliche Verwaltungen finanziert. Weitere kleinere OSS, welche in der Stadt Wetzikon Verwendung finden, sind der VLC Media Player und Mozilla Firefox.

 

Zielerreichung:

Die Ansprüche an die neue Software wurden vollständig befriedigt. Im ersten halben Jahr musste aufgrund der Neuigkeit der Software und der damit einhergehenden Einarbeitungszeit noch relativ viel Support beansprucht werden. Nach dieser Zeit war aber das Ziel, den externen Support weniger beanspruchen zu müssen, erreicht worden. Erfreulicherweise hat sich der Support von einer wöchentlichen Beanspruchung auf ein paar wenige Beanspruchungsfälle pro Jahr vermindert. Dies ermöglichte eine neue, angenehmere Qualität zum Arbeiten. Durch Plone konnten zudem, die jährlich anfallenden Hosting- und Maintenance-Kosten von 30'000 CHF auf 8000 CHF gesenkt werden.

 

Die im Vorfeld der Einführung festgelegten Ziele wurden ebenfalls erreicht und die Migration auf Plone ist mehrheitlich sehr gut verlaufen. Mit der relativ kurzen Zeitdauer von drei Monaten, wo die alte und neue Software parallel im Betrieb waren, ist die Stadt Wetzikon zufrieden. Eine Schattenseite ist jedoch bei der Neueinführung zu erwähnen. Die Mitarbeiter wurden um die Mitteilungen ihrer Bedürfnisse bezüglich der Gestaltung im Internet gebeten. Bei den verschiedenen Abteilungen und Redaktoren entstand dadurch das Gefühl, die Gelegenheit ihre Abteilung online selbst gestalten zu können und so zu repräsentieren, wie sie sich dies vorgestellt hatten. Dadurch kam aber ein riesiger Wunschkatalog an verschiedensten Formatierungen, Schriftarten und Grafiken zustande. Wäre allen Wünschen nachgekommen worden, hätte die Webseite der Stadt Wetzikon wohl eher einem bunten Kaugummiautomaten geglichen, als einer einheitlich, seriös gestalteten Webseite. Da aber eine Corporate Identity beibehalten werden sollte, indem gegen aussen ein einheitliches Erscheinungsbild präsentiert wird, standen letztendlich limitierte Gestaltungsmöglichkeiten zur Auswahl. Dies kippte nach einer anfänglichen Vorfreude in Enttäuschung um, sodass die Beliebtheit von Plone unter den Mitarbeitern am Anfang eher schlecht ausfiel. Nachdem jedoch den Mitarbeitern der Grund für den limitierten Gestaltungsfreiraum erklärt wurde, nahmen sie dies mit Verständnis entgegen und die Wogen der Enttäuschung glätteten sich wieder.

 

Seitens der Stadt Wetzikon lässt sich die Zufriedenheit mit Plone anhand eines Ratings verdeutlichen. Die Technischen Aspekte, sowie die Aufgabenerfüllung werden mit 8/10 (acht von insgesamt zehn Punkten) bewertet. Die Benutzerfreundlichkeit wird für den Endnutzer mit 8/10 und für die Redaktoren mit Administratorzugang mit 7/10 bewertet. Plone ist insgesamt einfach zu bedienen und Verbesserungsvorschläge gibt es lediglich kleinere. Beispielsweise könnte für die Redaktoren die Tabellendarstellung verbessert werden. Auch eine gemeinsame Bilderdatenbank, um Doppelhochladungen zu vermeiden, wäre effizienter. Die Beliebtheit von Plone unter den Mitarbeitern ist mittlerweile mit 8/10 gut erfüllt. Zudem fühlen sich die Mitarbeiter, im Gegensatz zu früher, für den Inhalt der über ihren Bereich im Internet steht verantwortlich. Die Qualität und Aktualität des Inhalts erhöhte sich dadurch. Auch für den Webmaster, der für den Support zuständig ist, stellt Plone eine Bereicherung dar. Plones Einführung wirkte sich auf seine Arbeit entlastend aus. Zuvor delegierten Mitarbeiter verschiedener Abteilungen ihre Inputs an den Webmaster. Mit Plone hingegen, leiten die Mitarbeiter ihren Input direkt an den Redaktor ihrer Abteilung und die Änderung wird dadurch innerhalb der betreffenden Abteilung vorgenommen. Die Zufriedenheit mit dem externen Support wird mit 8/10 bewertet. Die Qualität des Supports ist sehr gut, zeitlich hätte dieser jedoch noch Potential, um schneller zu werden. Die Community ist aktiv und wird mit einer 7/10 bewertet.

 

Die Gemeinde Wetzikon wurde gebeten zu beurteilen, ob die in der Literatur erwähnten Vor- und Nachteilen bezüglich OSS für Plone zutreffen. Die Vor- und Nachteile wurden anhand von Items formuliert und bezüglich ihres Zutreffens bewertet. Übereinstimmend mit den Vorteilen gemäss Literatur, wurden Modifizierbarkeit: Erweiterungen und AnpassungsmöglichkeitenKnow-how-Übertragung durch Wiederverwendbarkeit des Quellcodeshöhere Produktqualität: Fehlereliminierung im Quellcodehöheres Sparpotential und Eröffnung neuer Märkte zugestimmt. Als eher zutreffend werden die Items Nutzen von Synergieeffekten aus Standardsoftware für Eigenentwicklungen und die Wartungs- und Supportgarantie gewertet. Höhere Sicherheit: raschere Updatesoffene Standards führen zu einer nachhaltigen Datenspeicherung und Plone als Innovationstreiber werden als eher unzutreffend bewertet.

 

Bezüglich den literaturtypischen Nachteilen werden die Items geringere Auswahl an Applikationen und Migration als Herausforderung als zutreffend gewertet. Als eher zutreffend wird die ungewisse Weiterentwicklung beurteilt. Mehrheitlich wird den in der Literatur genannten Nachteilen nicht zugestimmt. Die Items keine Gewährleistungsrechte (Die Gemeinde hat einen Anbieter beauftragt dafür zu schauen, dass die Software funktioniert und dieser wird dafür verantwortlich gemacht), Wartung und Support ist nicht immer klar geregelt (Externe Firma ist für Support verantwortlich), Hoher Schulungsaufwand bei Neueinführung der Software (Der Umgang mit Plone ist durch Smartphone, Computer und iPads welche die Leute besitzen intuitiv), mangelnde Interoperabilität (Alle Daten können in beliebigen Formaten abgespeichert und weiterverwendet werden), sowie unkontrollierter Einsatz aufgrund fehlender IT-Governance werden als unzutreffend bewertet. Die Verletzung von Lizenzbestimmungen wurde nicht beurteilt.

 

Als Wunsch hält die Stadt fest, dass bei neuen Versionen künftig die Usability verbessert werden soll. Weiter wird ein Wunsch an die Community geäussert: Wenn schon eine Vernetzung durch Usergroups besteht, dann soll sich gegenseitig mehr unterstützt werden und gleiche Anliegen vermehrt gemeinsam finanziert werden.

 

Fazit:

Die OSS Plone stellt eine grosse Bereicherung für die Stadt Wetzikon dar. Die Einführung von Plone war gut geglückt und die Software funktioniert sehr gut. In Zukunft wird weiterhin auf Plone gesetzt. Die Software wird stets weiterentwickelt und neue Funktionen werden implementiert. 2017 wurde im Intra- und Extranet ein grösseres Update gemacht und 2018 ist ein grösseres Update für das Internet vorgesehen. 

 


Letzte Aktualisierung: 11.10.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 36
Erstellt: 05.10.2017

Eingesetzte OSS Produkte:

Mozilla Firefox
Plone
VLC media player



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