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bbv Software Services AG - /ch/open-Sponsor

OSS Nutzer:
Stadverwaltung Leipzig

Website:
www.leipzig.de/buergerservice-und-v...

Beschreibung:

Leipzig ist eine kreisfreie Stadt mit 582'277 Einwohnern (Stand 31. März 2017). Sie is die größte Stadt im Freistaat Sachsen und die zehntgrößte Stadt der Bundesrepublik Deutschland. Mit einer Zunahme der Bevölkerungszahl von fast 16'000 im Jahr 2015 und über 11'000 im Jahr 2016 ist sie die am schnellsten wachsende Großstadt Deutschlands.

Open Office bei der Stadtverwaltung Leipzig

Branche: Verwaltung: Städte- und Gemeindeverwaltung

Die Lecos GmbH führte im Jahr 2012 die Open Source Software (OSS) Open Office ein. Die nachfolgende Beschreibung befasst sich mit dem Einsatz dieser Software im Detail.

Ausgangslage:

Die Stadtverwaltung Leipzig führte im Jahr 2010 den neuen Standard-PC als Arbeitsplatz seiner Mitarbeiter ein. Zuvor fand die Microsoft Office 2000er Version Anwendung. Nun drängte sich von Neuem die Frage auf, welches Office Produkt am besten eingesetzt werden sollte. Beim Auswahlprozess standen Open Office/LibreOffice und Microsoft Office in der 2010er Version zur Auswahl. Es wurden Vor- und Nachteile von beiden Varianten aufgelistet und aufgrund des Datenformates Open Document Format (ODF) zugunsten von Open Office/LibreOffice entschieden. Weiter wurde Open Office LibreOffice vorgezogen, weil Open Office von IBM stammt. Es wurde sich anhand dieses Hintergrunds ein neuer Aufschwung erhofft und es wurde davon ausgegangen, dass sich weitere Kommunen Open Office anschliessen würden. Ein weiterer Grund der zu diesem Entscheid beitrug war jener, dass man sich erhoffte, dass das ODF von allen Office Herstellern weiterentwickelt werden würde. So hätte ein ständiges Anpassen der Formulare bei wechselnden Office Produkten umgangen werden können. Der Aspekt von Open Source spielte bei der Entscheidung keine wesentliche Rolle. Auch die Community war nicht ausschlaggebend, da durch die Zusammenarbeit mit der Lecos GmbH, ein Dienstleister alle diese Anforderungen erfüllte. Eine Machbarkeitsstudie der Firma Sky, sagte eine lohnende Umstellung voraus, wenn das Produkt mindestens fünf Jahre eingesetzt wird.

Umsetzung:

Im Jahr 2012 wurde Open Office eingeführt. Der Migrationsprozess lief parallel zum Rollout und dauerte bis ins Jahr 2015. Der Support wurde grösstenteils intern geregelt. Zwei Vollzeitstellen waren für den First und Second Level Support während des Projektes nötig. Aufwändige Third-Level-Support-Anfragen wurden an externe Programmierer weitergegeben. Beispielsweise wurde eine neue Suche-und-Ersetzten-Funktion eingebaut. Für solch grössere Programmierarbeiten musste immer die Stadt um Erlaubnis gebeten und das Geld dafür von ihr zur Verfügung gestellt werden.

Den Mitarbeitern beizubringen, dass es sich um eine seriöse und ordentliche Software handelt, welche die gleiche Leistung erbringt wie Microsoft Office stellte eine Herausforderung dar. Um die Mitarbeiter zu überzeugen, wurden über die Volkshochschule Schulungen angeboten. Das Angebot wurde gerne genutzt, die Volkshochschule bot weit über 1000 Stunden an Schulungen an. Vor Ort wurden vom Fachpersonal des Dienstleiters Workshops zur Problembehebung angeboten. Durch die gute Kommunikation mit den Abteilungsleitern konnten bekannte Bugs, wie z.B. der regelmässige Absturz des Wizzards beim Drucken von Serienbriefen, behoben werden.

Vor allem zu Beginn wurden die Foren der Community intensiv genutzt, um bei Problemen Hilfe zu erhalten oder bereits vorhandene Lösungen zu übernehmen. Mit der Entwicklercommunity war kaum Kontakt vorhanden, dafür war das Projekt zu klein.

Zielerreichung:

Auf der technischen Ebene sind Open Office und Microsoft Office zu 75% identisch. Die 150 nicht kompatiblen Fachverfahren, welche eine direkte Office Schnittstelle aufweist, mussten untersucht werden. 80% der Hersteller der Fachverfahren konnten keine Open Office Schnittstelle herstellen oder verlangten einen zu hohen Preis. Bei den anderen 20% war das Bereitstellen einer Schnittstelle kein Problem. Es wurde versucht Lobbyarbeit zu betreiben, um Unterstützer für das Projekt zu finden. Da der Einsatz von Open Office in der Verwaltung in Deutschland nur wenig Unterstützung findet, wurde versucht zusammen mit der Open Source Business Allianz das Programm zu verbessern. Die Lobbyarbeit von Microsoft ist aber stärker. Da das transferieren der Daten nicht reibungslos funktioniert, brachte die Offenheit von Open Office und das ODF nicht den gewünschten Erfolg.

Das Programm konnte für Verwaltungsarbeiten zu 100% benutzt werden. Da sich IBM entgegen der anfänglichen Erwartung nicht mehr am Projekt beteiligt, dauert es immer sehr lange bis neue Updates und Versionen herausgegeben werden.

Trotz Schulungsbemühungen konnten gewisse Skeptiker nicht überzeugt werden. Am Projektende im Jahre 2015 konnten ungefähr 34% nicht mit Open Office arbeiten und erhielten eine Microsoft Office Lösung. Diese Zahl war im Jahr 2016 auf 44% angestiegen. Der Grund dafür liegt hauptsächlich darin, dass bei externen Firmen und Lieferanten Microsoft Office der Standard ist und dies die Kommunikation mit ihnen hindert. Leider fehlt es der IT-Steuerung der Stadt Leipzig an Kapazität, Entscheidungsbefugnis und politischer Unterstützung um diesem Trend entgegen zu wirken.

Beim ersten Rolloutzyklus von 2012 bis 2015 lagen die Einsparungen bei null. Das Budget entsprach den Einsparungen der Lizenzkosten. Die eingesparten Lizenzkosten wurden für die Anpassungen der ca. 800 Fachverfahren, Formularanpassungen, Makroumstellungen und Dokumentenanpassungen eingesetzt. Falls das Produkt beim nächsten Rollout weiterhin im Einsatz sein sollte, können tatsächlich Einsparungen erwartet werden.

Seit dem Ende des Projektes kümmert sich noch ein Mitarbeiter um die Bedürfnisse der Angestellten. Dies können beispielsweise Anpassungen von Schnittstellen sein. Die Lecos GmbH nutzt auch Open Office an ihren Arbeitsplätzen. Neben Open Office werden auch andere Open Source Produkte wie paint.net, Project Libre oder andere kleine Tools mit grosser Zufriedenheit benutzt.

Im Jahre 2016 hatte die Stadtverwaltung rund 4500 Rechner im Einsatz, auf welchen zu 90% Open Office Version 2.41 und zu 10% LibreOffice Version 4.24 installiert waren.

Fazit:

Die Lecos GmbH beurteilt Open Office als positiv. Es sei ein vollwertiges Office, nicht schlechter als Microsoft. Das einzige was besser werden müsse, sei die Lobbyarbeit. In naher Zukunft werde es zu einem neuen Rollout kommen, bei dem zwischen LibreOffice und Microsoft Office 2013 ausgewählt wird. Im Moment werde eher Richtung Microsoft Office 2013 tendiert. Falls LibreOffice verlieren sollte, werde sicherlich beim übernächsten Rollout, über eine Rückkehr zu Open Source nachgedacht. Gemäss der Lecos GmbH wäre es von Vorteil wenn sämtliche externe Firmen ebenfalls auf LibreOffice wechseln würden. Nur so sei es für die Verwaltung möglich mit Erfolg auf LibreOffice umzustellen. Wenn es LibreOffice zudem schaffen sollte eine Version auf den Markt zu bringen, welche auf allen Geräten verwendet werden könne, würden sich die Chancen für einen Entscheid zur Verwendung von LibreOffice ebenfalls verbessern. 


Letzte Aktualisierung: 26.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 88
Erstellt: 11.08.2017

Eingesetzte OSS Produkte:

LibreOffice



Über OSS Referenzen

OSS Referenzen zeigen auf, bei welchen OSS Nutzern (Unternehmen und öffentlichen Institutionen) welche Open Source Lösungen eingesetzt werden. Ziel ist es, die Vielzahl von Einsatzgebieten von Open Source Software darzustellen. Deshalb ist es erwünscht, dass möglichst viele OSS Referenzen erfasst werden um die breite Verwendung der jeweiligen OSS Produkten aufzuzeigen.

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Zur Erfassung einer OSS Referenz, muss zuerst die Registrierung als OSS Firma oder OSS Nutzer erfolgen. Neue OSS Referenzen können unter "Erfassung von OSS Referenzen" sowohl von den verantwortlichen OSS Firmen als auch von OSS Nutzer, welche über die OSS Referenz Bescheid wissen, erstellt werden. Ein registrierter User, welcher als OSS Firma oder OSS Nutzer eingeloggt ist, erhält das Recht, den Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu editieren. 

Damit auf den ersten Blick klar ist, welches OSS Produkt hauptsächlich eingesetzt wurde, sollte der Titel einer Referenz stets im folgenden Format verfasst sein:"[Open Source Produkt] für [Kunde]" 

Die Beschreibung beinhaltet die Problemstellung, die Herausforderung, die Zielsetzung, die Vorgehensweise und das Resultat des Projektes. Die Angaben sollten möglichst mit konkreten Mengen- und Grössenordnungen erfasst werden.

 

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