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OSS Nutzer:
Stadverwaltung Leipzig

Website:
www.leipzig.de/buergerservice-und-v...

Beschreibung:

Leipzig ist eine kreisfreie Stadt mit 582'277 Einwohnern (Stand 31. März 2017). Sie is die größte Stadt im Freistaat Sachsen und die zehntgrößte Stadt der Bundesrepublik Deutschland. Mit einer Zunahme der Bevölkerungszahl von fast 16'000 im Jahr 2015 und über 11'000 im Jahr 2016 ist sie die am schnellsten wachsende Großstadt Deutschlands.

Open Office bei der Stadtverwaltung Leipzig

Branche: Verwaltung: Städte- und Gemeindeverwaltung

Die Lecos GmbH mit Sitz in Leipzig, hat sich auf die Betreuung von kleinen Gemeinden, bis hin zur grossen Stadtverwaltung im Bereich von IT-Dienstleistungen und Verwaltungsberater spezialisiert. Zu den Kunden von Lecos GmbH gehört u.a. die Stadt Leipzig. Die Lecos gab im Detail darüber Auskunft wie Open Office bei der Stadtverwaltung Leipzig eingesetzt wurde.

Ausgangslage:

Die Stadtverwaltung Leipzig fühte im Jahre 2010 den neuen Standard-PC für den Arbeitsplatz seiner Mitarbeiter ein. Zuvor fand die Microsoft Office 2000er Version Anwendung. Nun drängte sich von Neuem die Frage auf, welches Office Produkt am Besten eingesetzt werden sollte. Beim Auswahlprozess standen Open Office/LibreOffice und Microsoft Office in der 2010er Version zur Auswahl. Es wurden Vor- und Nachteile von beiden Varianten aufgelistet und aufgrund des Datenformates Open Document Format (ODF) zugunsten von Open Office/LibreOffice entschieden. Weiter wurde Open Office LibreOffice vorgezogen, weil Open Office von IBM stammt. Es wurde sich anhand dieses Hintergrunds ein neuer Aufschwung erhofft und es wurde davon ausgegangen, dass sich weiterer Kommunen Open Office anschliessen würden. Ein weiterer Grund der zu diesem Entscheid beitrug war jener, dass man sich erhoffte, dass das ODF von allen Office Herstellern weiterentwickelt werden würde, um ein ständiges Anpassen der Formulare bei wechselnden Office Produkten zu umgehen. Der Aspekt von Open Source spielte bei der Entscheidung keine wesentliche Rolle. Auch die Community war nicht ausschlaggebend, da durch die Zusammenarbeit mit der Lecos GmbH, ein Dienstleister alle Anforderungen erfüllte. Eine Machbarkeitsstudie der Firma Sky, sagte eine lohnende Umstellung voraus, wenn das Produkt mindestens fünf Jahre eingesetzt werde.

Umsetzung:

Im Jahre 2012 wurde schliesslich Open Office eingeführt. Der Migrationsprozess lief parallel zum Rollout und dauerte bis ins Jahr 2015. Der Support wurde grösstenteils intern geregelt. Zwei Vollzeitstellen waren für den First und Second Level Support während des Projektes nötig. Aufwändige Third-Level-Support-Anfragen wurden an externe Programmierer weitergegeben. Beispielsweise wurde eine neue Suche-und-Ersetzten-Funktion eingebaut. Für solch grössere Programmierarbeiten musste immer die Stadt um Erlaubnis gebeten und das Geld dafür von ihr zur Verfügung gestellt werden.

Den Mitarbeitern beizubringen, dass es sich um eine seriöse und ordentliche Software handelt, welche die gleiche Leistung erbringt wie Microsoft Office stellte eine Herausforderung dar. Um die Mitarbeiter zu überzeugen, wurden über die Volkshochschule Schulungen angeboten. Das Angebot wurde gerne genutzt, die Volkhochschule bot weit über 1000 Stunden an Schulungen an. Vor Ort wurden vom Fachpersonal des Dienstleiters Workshops zur Problembehebung angeboten. Durch die gute Kommunikation mit den Abteilungsleitern konnten bekannte Bugs, wie z.B. der regelmässige Absturz des Wizzards bei Serienbrief beim Drucken von Serienbriefen, behoben werden.

Vor allem zu Beginn wurden die Foren der Community intensiv genutzt, um bei Problemen Hilfe zu erhalten oder bereits vorhandene Lösungen zu übernehmen. Mit der Entwicklercommunity war kaum Kontakt vorhanden, dafür war das Projekt zu klein.

Zielerreichung:

Auf der technischen Ebene sind Open Office und Microsoft Office zu 75% identisch. Die 150 nicht kompatiblen Fachverfahren, welche eine direkte Office Schnittstelle aufweisen, mussten untersucht werden. 80% der Hersteller der Fachverfahren konnten keine Open Office Schnittstelle schaffen oder verlangten einen zu hohen Preis. Bei den anderen 20% war das Bereitstellen einer Schnittstelle kein Problem. Es wurde versucht Lobbyarbeit zu betreiben, um Unterstützer für das Projekt zu finden. Da der Einsatz von Open Office in der Verwaltung in Deutschland nur wenig Unterstützung findet, wurde versucht zusammen mit der Open Source Business Allianz das Programm zu verbessern. Die Lobbyarbeit von Microsoft ist aber stärker. Da das transferieren der Daten nicht reibungslos funktioniert, brachte die Offenheit von Open Office und das ODF nicht den gewünschten Erfolg.

Das Programm konnte für Verwaltungsarbeiten zu 100% benutzt werden. Da sich IBM entgegen der anfänglichen Erwartung nicht mehr am Projekt beteiligt, dauerte es immer sehr lange bis neue Updates und Versionen herausgegeben werden.

Trotz Schulungsbemühungen konnten gewisse Skeptiker nicht überzeugt werden. Am Projektende im Jahre 2015 konnten ungefähr 34% nicht mit Open Office arbeiten und erhielten eine Microsoft Office Lösung. Diese Zahl war im Jahr 2016 auf 44% angestiegen. Der Grund dafür liegt hauptsächlich darin, dass bei der Kommunikation mit externen Firmen oder Lieferanten Microsoft Office der Standard ist. Leider hat die IT-Steuerung der Stadt Leipzig weder die Kapazität noch die Entscheidungsbefugnis noch die Unterstützung der Politik um diesem Trend entgegen zu wirken.

Beim ersten Rolloutzyklus von 2012 bis 2015 lagen die Einsparungen bei null. Das Budget entsprach den Einsparungen der Lizenzkosten. Die eingesparten Lizenzkosten wurden für die Anpassungen der ca. 800 Fachverfahren, Formularanpassungen, Makroumstellungen und Dokumentenanpassungen eingesetzt. Falls das Produkt beim nächsten Rollout weiterhin im Einsatz bleiben würde, können tatsächlich Einsparungen erwartet werden.

Seit dem Ende des Projektes kümmerte sich noch ein Mitarbeiter, um die Bedürfnisse der Angestellten, beispielsweise Anpassungen von Schnittstellen oder andere Probleme. Die Lecos GmbH nutzt auch Open Office an ihren Arbeitsplätzen. Neben Open Office werden auch andere Open Source Produkte wie paint.net, Project Libre oder andere kleine Tools mit grosser Zufriedenheit benutzt.

Im Jahre 2016 hatte die Stadtverwaltung rund 4500 Rechner im Einsatz, auf welchen zu 90% Open Office Version 2.41  und zu 10% LibreOffice Version 4.24 installiert waren.

Fazit:

Die Lecos GmbH beurteilt Open Office als positiv. Es sei ein vollwertiges Office, nicht schlechter als Microsoft, das einzige was besser werden müsste sei die Lobbyarbeit. In der näheren Zukunft werde es zu einem neuen Rollout kommen, bei dem zwischen LibreOffice und Microsoft Office 2013 ausgewählt wird. Im Moment werde eher Richtung Microsoft Office 2013 tendiert. Falls LibreOffice verlieren sollte, werde sicherlich beim übernächsten Rollout, über eine Rückkehr zu Open Source nachgedacht. Gemäss der Lecos GmbH wäre es von Vorteil wenn sämtliche externe Firmen ebenfalls auf LibreOffice wechseln würden. Nur so sei es für die Verwaltung möglich mit Erfolg auf LibreOffice umzustellen. Wenn es LibreOffice zudem schaffen sollte eine Version auf den Markt zu bringen, welche auf allen Geräten verwendet werden könne, würden sich die Chancen für einen Entscheid zur Verwendung von LibreOffice ebenfalls verbessern. 


Letzte Aktualisierung: 11.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 33
Erstellt: 11.08.2017

Eingesetzte OSS Produkte:

LibreOffice



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