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hitobito bei der Jungwacht Blauring

Branche: Kultur, Sport, Kirchen, Politik, Non-Profit

Die Jungwacht Blauring Schweiz, kurz Jubla, setzt seit 2011 hitobito als Software ein. Die nachfolgende Beschreibung befasst sich mit dem Einsatz von hitobito im Detail.

Ausgangslage:

Vor der Einführung von hitobito führte jeder Kanton die Datenverwaltung auf ihre eigene Art und Weise aus. Von handgeschriebenen Listen zu Excel- oder Accesslösungen bis hin zu einer Online-Datenbank existierten verschiedene Anwendungsformen. Es wurde nach einer nationalen Lösung mit einer zentralen Mitgliederverwaltung gesucht. Dafür machte die Jungwacht Blauring Schweiz 2011 eine Projektanfrage bei der Puzzle ITC in Bern, welche von Grund auf neu programmiert, um anhand eines Individualprojektes auf Kundenbedürfnisse masszuschneidern. Die Puzzle ITC hat der Jungwacht Blauring daraufhin eine Software für die Mitgliederverwaltung offeriert. So kam bereits in der Offertphase die Idee einer Open Source Lösung auf. Dieser Aspekt war insofern wichtig, da sich durch eine Open Source Lösung die Datenbank gut auf ähnliche Verbände ausweiten lassen würde.

Zielsetzung:

Die Entwicklung einer eigenen Software namens hitobito, da die Jubla eine komplexe und föderale Verbandsstruktur besitzt, welche mit einer Standardlösung nur sehr schwer hätte abgebildet werden können. Im Zentrum der Software soll die Mitglieder- und Vereinsverwaltung stehen.

Umsetzung:

Die Jubla hat ein gut strukturiertes Kurswesen, welches mit der Software verknüpft wurde. Mit dieser Kursverwaltung fiel dann das mehrmalige Erfassen der Mitgliederdaten weg. Weiter konnte mit der entstandenen Lösung die Mitgliederstruktur des Verbandes dargestellt werden. So sind die Kinder Mitglieder in einer Schar, die Schar ist Mitglied eines Kantonal- oder Regionalverbandes und das Ganze ist Teil des nationalen Verbandes. Mit hitobito kann nun die Bestandesmeldung mit einem Knopfdruck erstellt und an den Bundesleiter weitergeleitet werden. Unter der Voraussetzung, dass die Daten stets von den Verantwortlichen aktuell gehalten werden. Als Webapplikation ist der Zugriff unabhängig vom Endgerät möglich, folglich auch mit dem Smartphone.

In grossen Verbänden und Vereinen fallen oft diverse Anlässe und Kurse an. Um diesen Bereich gut zu verwalten, ist hitobito mit einer Kursadministration und einer Eventplanung mit einer Online-Anmeldung ausgestattet. Nebst dieser Verwaltung ermöglicht die Software auch mittels eines Newsletter- und eines Mailingsystems die Kommunikation mit den Mitgliedern. Mitgliederdaten werden in Verbänden und Vereinen oft für viele verschiedene Zwecke verwendet. Sei es für die blosse Übersicht der Mitgliederbestände, für die Erhebung der Jahresbeiträge oder für die Erstellung von Helferlisten. Um dieser Anforderung gerecht zu werden und um die Daten allenfalls mit anderen Softwareprodukten weiterzuverwenden, besteht bei hitobito die Möglichkeit Exporte und Importe über standardisierte Schnittstellen zu machen. Dank der zentralen Datenhaltung werden Redundanzen vermieden. Zudem wurde bei der Entwicklung besonders auf eine intuitive und einfache Bedienbarkeit geachtet. Damit finden sich auch Gelegenheitsnutzer einfach zurecht. Sollten trotzdem Fragen und Anregungen aufkommen, können über das Ticketeting-System Redmine, eine flexible Projektmanagement Webapplikation, Korrekturen aber auch gewünschte neue Funktionen an Puzzle beschrieben und angefordert werden.


Zweimal jährlich wird ein Community-Meeting abgehalten. Im Fokus steht der fachliche Austausch, die Weiterentwicklung von hitobito und die Frage, wohin die Community gehen kann und soll. Die Community wird bei diesen Meetings von Puzzle wahrgenommen. Durch sie konnten bereits Verbesserungen bezüglich Datenschutz, Weiterentwicklung der Kursverwaltung gemacht werden. Als nächste gemeinsame Erneuerung ist ein Fakturierungstool geplant.

Den Grossteil von hitobito hat die Jungwacht Blauring finanziert, respektive Puzzle hat etwa einen Viertel der Investitionen selber übernommen. Da Puzzle auch ein grosses Interesse hat etwas aufzubauen, waren sie auch bereit eigene Ressourcen zu erbringen.

Zielerreichung:

Die Jungwacht Blauring ist mit hitobito als Mitglieder- und Kursverwaltung sehr zufrieden. Hitobito wurde flexibel an die Organisationsstruktur angepasst und damit konnten sehr komplexe Strukturen, sowie Berechtigungen abgebildet werden. Auch Redmine erwies sich als praktisches Kommunikationsmittel für technische Aspekte und wird sehr geschätzt.
Aktuell stellt die Qualität der Adresspflege noch ein Problem dar, da die Adressen nicht von allen Verantwortlichen gleich gut geführt werden.

Der anfängliche Pro-Open-Source-Gedanke der darauf begründete, dass sich die Datenbank gut auf ähnliche Verbände ausweiten liess, bewahrheitete sich. Es ging sehr schnell bis sich mit der Pfadi und Cevi weitere Jugendverbände für hitobito entschieden haben.

Für die Weiterentwicklung der Software ist insbesondere die Zusammenarbeit mit den beiden Jugendverbänden Pfadi und Cevi, welche hitobito nun auch verwenden, sehr wichtig. Daher stehen sie oft in direktem Kontakt. Für die Zukunft wird gewünscht, dass die Benutzerfreundlichkeit weiterhin gewährleistet wird. Es wird befürchtet, dass die Übersichtlichkeit verloren gehen könnte, wenn jeder Spezialwunsch in hitobito integriert wird.


 


Letzte Aktualisierung: 27.08.2017  -  Anzahl Ansichten seit dem 01. April 2013: 67
Erstellt: 19.08.2017

Eingesetzte OSS Produkte:

Hitobito
Redmine

Weitere Referenzen von Jungwacht Blauring Schweiz

hitobito - Open Source Mitgliederverwaltung



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